Onboarding - czy rzeczywiście jest taki ważny?
Czy wiesz, że dobrze przeprowadzony onboarding zwiększa liczbę pracowników, którzy chcą przedłużyć współpracę z firmą po okresie próbnym z 30% do aż 91%? ( wg danych Aberdeen Group). Jest to też moment weryfikacji przez kandydata tego co zostało mu obiecane podczas procesu rekrutacji tj. spójności pomiędzy Twoimi działaniami EB (Employer Branding), a rzeczywistością.
Dlatego w dzisiejszym wpisie będę chciała poruszyć zarówno tematy związane z onboardingiem i omówić elementy, których nie może zabraknąć podczas wdrożenia nowego członka zespołu oraz tematy EB, a dokładnie jeden podstawowy, a niestety często pomijany podczas projektowania działań EB w firmach.
Oczywiście onboarding dla każdego stanowiska i w każdej branży będzie wyglądał nieco inaczej i zawsze powinien być projektowany dla konkretnej firmy i konkretnego stanowiska w ramach jej struktur. Natomiast jest kilka elementów tego procesu na które warto zwrócić szczególną uwagę.
1. Dobre pierwsze wrażenie - czyli o czym warto pomyśleć jeszcze zanim nowy pracownik pojawi się u nas w biurze.
Proces onboardingu i budowania pozytywnego wizerunku zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. W szczególności warto zadbać tutaj o takie elementy jak: Sprawna organizacja formalności związanych z zatrudnieniem np. przesłanie wzorów dokumentów, które będą podpisywane pierwszego dnia w biurze, tak aby kandydat mógł zapoznać się z nimi wcześniej, badania u lekarza medycyny pracy - warto wybrać współpracę z placówką, która umożliwia kandydatom samodzielną rejestrację na badania w dogodnym dla siebie terminie, możesz zrobić też coś extra i np. wysłać do przyszłego pracownika maila z krótkim filmikiem, gdzie członkowie jego działu witają się z nim i mówią mu jakie np. zadania szykują dla niego na pierwsze dni pracy.
2. Czas trwania - czyli jak długo będzie trwał onboarding nowej osoby.
Jest to element bardzo indywidualny ale warto o tym pomyśleć ponieważ o ile onboarding firmowy, który zazwyczaj zamyka się w ciągu jednego dnia jest procesem, który będzie dotyczył każdego nowego pracownika, tak już onboarding stanowiskowy powinien być przygotowany dla każdego stanowiska w firmie. I tutaj w zależności od poziomu stanowiska, zakresu obowiązków i odpowiedzialności na danym stanowisku taki onboarding może trwać od tygodnia do nawet 6 miesięcy w przypadkach stanowisk wysokiego szczebla. Warto zatem świadomie podejść do zaplanowania potrzebnego czasu do wdrożenia osoby na danym stanowisku.
3.Osoby zaangażowane - czyli kto będzie wprowadzał nowego pracownika do firmy.
Niezwykle kluczowe zadanie spoczywa na osobach, które wprowadzają nową osobę w jej struktury bo m.in. dzięki nim nowi pracownicy nabywają pozytywnych lub negatywnych pierwszych nawyków w pracy, które potem stanowią bazę ich efektywności oraz nastawienia do pracy. Dobrą praktyka jest też przydzielanie opiekuna (tzw. buddy), czyli osoby, która będzie niejako przewodnikiem po pierwszych tygodniach pracy nowej osoby w firmie.
4. Forma prezentacji - czyli jak przedstawiać informacje nowym osobom tak aby zostały zapamiętane na długo lub aby pracownik wiedział, gdzie szukać ich w przyszłości jeżeli pojawi się taka potrzeba.
Informacje powinny być przygotowane i przekazywane w prostej i przyjaznej formule. To może być prezentacja, filmik lub ciekawie zaplanowane szkolenia prowadzone przez członków zespołu. Najważniejsze aby wiedza była usystematyzowana, podzielona na odpowiednie bloki i przekazywana w łatwy do przyswojenia sposób, a kandydat na koniec dostał coś w rodzaju “ściągawki” do której może sobie w każdej chwili wrócić i sprawdzić interesujące go kwestie.
5. Nasze oczekiwania wobec nowej osoby - czyli o tym jaki cel ma onboarding w naszej firmie i czy został osiągnięty.
Bardzo istotnym elementem projektowania onboardingu jest określenie jego celu oraz zakresu informacji jakie powinien otrzymać nowy pracownik by móc pracować w pełni efektywnie. Zachęcam zatem do przeanalizowania tego co jest naszym celem onboardingowym na każdym stanowisku i zaprojektowanie tego procesu tak by w jak najłatwiejszy sposób ten cel osiągnąć.
6. Zakończenie onboardingu - czyli o tym jak dobrze podsumować ten proces z pracownikiem i wykorzystać go do dalszego rozwoju organizacji.
Nie ma procesu, którego nie można udoskonalić :) Dodatkowo żyjemy i pracujemy w zmiennym środowisku. Dlatego badaj np. w formie ankiet to jak odbierany jest Twój proces onboardingu. Analizuj otrzymane dane i na ich podstawie wprowadzaj niezbędne zmiany, tak by Twój proces był zawsze aktualny i dopasowany do obecnego rynku pracy.
Powyżej przedstawiłam Ci najważniejsze z mojego punktu widzenia elementy procesu onboardingu, natomiast jest coś, dzięki czemu pracownik do nas trafia i właśnie podczas pierwszych kilku tygodni weryfikuje spójność tych informacji z rzeczywistością. Mowa tu o naszych działań EB, a dokładnie o EVP (Employee Value Proposition) którego obietnicę niejako składamy pracownikowi podczas procesu rekrutacji.
Celem niniejszego wpisu nie jest omawianie procesu projektowania EVP. Chciałabym w tym zakresie zwrócić tylko uwagę na jedną bardzo ważną rzecz, która niestety w mojej ocenie nadal zbyt często jest pomijana podczas tworzenia EVP co w konsekwencji prowadzić może do bardzo niskiego wskaźnika osób, które zostają w firmie po okresie próbnym lub jeżeli zostają, to niestety posiadają w sobie na tyle dużo wątpliwości, że ich przygoda z firmą i tak nie trwa długo, a przy okazji takie osoby potrafią szerzyć negatywizm wśród obecnych pracowników.
EVP składa się z dwóch elementów - Elementy twarde oferty oraz elementy emocjonalne i psychologiczne.
Do elementów twardych oferty możemy zaliczyć np. widełki wynagrodzenia, formę współpracy, czy benefity pozapłacowe. Do elementów emocjonalnych i psychologicznych natomiast zaliczamy wszelkiego rodzaju doznania jakie pracodawca dostarcza pracownikowi na poszczególnych etapach współpracy np. obietnica luźnej i nieformalnej atmosfery w zespole, świetnej organizacji pracy w firmie, czy też nastawienia na indywidualne potrzeby pracowników.
Niektórzy mogą zapytać teraz co to ma wspólnego z onboardingiem - odpowiadam zatem - ogromnie dużo :) Właśnie na etapie onboardingu weryfikowane są te wszystkie obietnice, które zostały niejako złożone pracownikowi podczas rekrutacji - świadomie lub nie (to ważne, bo czasami pracodawcy wychodzą z założenia, że skoro oni nie prowadzą żadnych działań EB to przecież niczego nie obiecują kandydatom, nie tworzy się żadna ich marka, a to duży błąd - marka pracodawcy tworzy się, czy tego firma chce czy nie i niezależnie od tego czy robi coś w kierunku tego aby ta marka była postrzegana pozytywnie czy też nie).
Dlatego kluczem do sukcesu jest planowanie działań EB w tym EVP dla kandydata na podstawie stanu rzeczywistego - jeżeli stan rzeczywisty nie jest dla nas satysfakcjonujący - naprawmy najpierw to co dzieje się w środku, tak by kandydat, który do nas dołączy podczas swojego onboardingu utwierdził się w przekonaniu, że tak wszystko się zgadza, rzeczywiście wszystko co firma obiecywała, o czym opowiadała - co tak naprawdę przekonało mnie do podjęcia pozytywnej decyzji - znalazło swoje potwierdzenie w rzeczywistości.
Na zakończenie chcę zachęcić Was do świadomego planowania procesu onboardingu i pamiętania, że zaczyna się on dużo wcześniej niż pierwszy dzień pracy nowego pracownika w danej firmie.
Mam też dla Ciebie kilka ciekawych propozycji w zależności od tego jaką rolę pełnisz w firmie.
Jeżeli jesteś właścicielem firmy lub Managerem, któremu zależy na poprawie jakości wskaźników związanych z:
- kosztami rekrutacji
- retencją pracowników
- fluktuacją pracowników
- satysfakcja pracowników
- efektywnością pracowników
To zapraszam Cię serdecznie do umówienia spotkania poprzez kliknięcie przycisku poniżej "Zarezerwuj teraz".
Spotkanie oczywiście jest niezobowiązujące, trwa około 60 minut
Jeżeli jesteś Specjalistą HR wewnątrz organizacji, i chcesz nauczyć się projektować pozytywne Cadidate Experience, budować silną markę swojego pracodawcy oraz wzmacniać satysfakcję, zaangażowanie i lojalność obecnych pracowników, to zapraszam Cię do udziału w moich sesjach mentoringowych.
Sesje prowadzone są w formule 1 na 1 - cała uwaga skupiona jest na podnoszeniu Twoich kwalifikacji, możesz o wszystko dopytać bezpośrednio i w trakcie trwania spotkania, dzięki czemu nie masz poczucia niedosytu czy braku informacji po zakończonym szkoleniu :)
Kliknij "zarezerwuj teraz" i umów się na bezpłatne spotkanie - porozmawiamy o celach jakie chcesz osiągnąć i obszarach, które chciałbyś poznać :)