Manager - nowe stanowisko w Twojej firmie? Sprawdź jak tego nie zepsuć.
Kiedy firma jest nie wielkich rozmiarów, nie ma potrzeby wprowadzania stanowisk Managerskich do jej struktury. Ty jako właściciel jesteś w stanie zarządzać, kontrolować i planować działania wszystkich pracowników.
Co zrobić kiedy jednak liczba pracowników rośnie? I nagle trzeba zaplanować pracę nie 10 osób, a 30, 40, 50?
Jednym z rozwiązań jest budowanie struktury w firmie i powierzenie odpowiedzialności za poszczególne działy/ zespoły Managerom.
Przez ostatnich 10 lat miałam okazję przyglądać się wielu takim wdrożeniom oraz osobiście takie wdrożenia przeprowadzać. Dlatego dzisiaj chce podzielić się z Wami 5 krokami bez których w moim odczuciu ten proces nie może się obejść.
1. Opis stanowiska
Stwórz porządny opis stanowiska. Dodałam słowo porządny nie bez przyczyny - zrobienie tego dobrze jest naprawdę kluczowe. Czas, który na to poświęcisz zwróci Ci się wielokrotnie. Tworząc taki opis stanowiska będziesz musiał odpowiedzieć sobie na wiele ważnych pytań, a odpowiedzi których udzielisz pomogą przyszłemu Managerowi dobrze wykonywać swoja pracę, a Tobie ułatwią poszukiwania nowej osoby.
Na jakie pytania musisz odpowiedzieć tworząc opis stanowiska? Lista poniżej:
Dlaczego chcesz stworzyć stanowisko Managera w firmie?
Jaki będzie cel istnienia tego stanowiska?
Jaki zakres odpowiedzialności otrzyma nowy Manager? Które dokładnie zadania/ obszary otrzyma do zarządzania i będzie miał w nich decyzyjność?
Jakie zadania będzie wykonywać na co dzień?
Jakiej wiedzy i doświadczenia oczekujemy od takiej osoby i jaka jest niezbędna aby osoba ta mogła wykonywać dobrze swoją pracę?
Jakich kompetencji miękkich oczekujemy od takiej osoby i jakie kompetencje są niezbędne aby osoba ta mogła wykonywać dobrze swoją pracę?
Na jakiej podstawie będziesz oceniał prace tej osoby?
2. Wewnętrzna rekrutacja/ zewnętrzna rekrutacja
Zanim rozpoczniesz rekrutacje zewnętrzną zastanów się czy być może już nie zatrudniasz odpowiedniej osoby? Świetnie sprawdza się tutaj rekrutacja wewnętrzna. Osoba z takiego procesu rekrutacji jeżeli spełni wszystkie pozostałe nasze wymagania ma jeszcze jeden niezaprzeczalny atut - zna już naszą firmę, zna ludzi i procesy. Dlatego połowa problemów odchodzi nam na starcie.
Pamiętaj tylko aby nie popełnić jednego z najczęstszych błędów w tym aspekcie. Nie podejmuj tej decyzji na zasadzie "Marcin, jest najlepszym specjalistą w dziale, osiąga najlepsze wyniki - na pewno będzie świetnym managerem". Takie sytuacje niestety bardzo często doprowadzają do momentu w którym tracimy świetnego specjalistę i zyskujemy marnego managera. Kolejną pułapką mogą okazać się tak zwane awanse z przydziału - niejako narzucone (osoby często zgadzają się ze względu np. na lepsze wynagrodzenie, nie do końca zdając sobie sprawę z tego jak ich praca się zmieni i czy rzeczywiście się do tego nadają. Świetnie sprawdza się tutaj wewnętrzny proces, ponieważ motywacja do objęcia stanowiska wypływa od pracownika - to on zgłasza swoją chęć udziału w tym procesie po zapoznaniu się z informacjami o stanowisku.
Dlatego pamiętaj, że Twoim drogowskazem powinien być właśnie wcześniej przygotowany opis stanowiska. Jeżeli wśród Twoich pracowników nie ma odpowiedniej osoby, poszukaj jej na zewnątrz organizacji - przeprowadzając standardowy proces rekrutacji.
3. Omówienie stanowiska
Kluczowym elementem przed podjęciem ostatecznej decyzji z obu stron jest bardzo szczegółowe omówienie z potencjalnym Managerem najistotniejszych kwestii.
Cel stanowiska
Zakres odpowiedzialności
Zakres obowiązków
Kryteria na jakich podstawie będzie oceniana praca na tym stanowisku
Wynagrodzenie
Zakres wsparcia na jaki może liczyć młody manager
Zakres szkoleń jaki przygotowany został dla nowego managera.
4. Merytoryczne wsparcie
Ponieważ standardy zarządzania w firmie są bardzo istotne, warto już od samego początku zadbać aby każdy manager w Twojej firmie uposażony był w ten sam "pakiet" wiedzy i kompetencji z zakresu zarządzania i kompetencji miękkich.
Przygotuj materiały i szkolenia wewnętrznie (dział HR) lub skorzystaj z oferty firm zewnętrznych i od samego początku daj szanse nowemu managerowi na pełnienie swoich obowiązków zgodnie z Twoimi oczekiwania i ogólnie przyjętymi dobrymi praktykami w tym zakresie.
Jest takie bardzo popularne powiedzenie, że ludzie przychodzą do firmy, a odchodzą od managerów. I ciężko byłoby się nie zgodzić z tym stwierdzeniem.
Relacja z bezpośrednim przełożonym jest jednym z najważniejszych elementów wpływających na zaangażowanie pracownika, poziom jego satysfakcji z pracy i ogólne dobre samopoczucie w firmie. Dlatego właśnie wyposażenie managera w Twojej firmie w kompetencje, które pozwolą mu skutecznie budować dobre relacje oraz zarządzać efektywnie pracą w jego dziale są kluczowe.
5. Ewaluacja objęcia stanowiska
Nie zapomnij o ewaluacji swojego wdrożenia - jest to kluczowy element w każdym wdrażanym projekcie ale tutaj ze względu na ogromny wpływ jaki to stanowisko ma na ogół funkcjonowania Twojej firmy jest szczególnie ważne.
Najlepiej już na samym początku ustal z nowym managerem co jaki czas będziecie spotykać się na podsumowanie działań. Na początku takie spotkania powinny odbywać się częściej (nawet co 1-2 tygodnie) tak by móc szybko reagować przy pojawiających się trudnościach, czy wątpliwościach. Stanowić to może też element mentoringu, który świetnie wspiera rozwój młodych managerów. W późniejszym czasie te spotkania mogą być rzadziej (1-3 miesiące) .
Istotne aby podczas tych spotkań sprawdzać czy nasz nowy manager nie minął się w swoich oczekiwaniach co do stanowiska, czy nadal jest zadowolony, czy tak wyobrażał sobie tą pracę, czy wie czym powinien się zajmować na co dzień. To tez przestrzeń na wzmocnienie pozytywnych zachować i udzielenie feedbacku i przedstawienie naszej perspektywy odnośnie objętej roli.
Sprawdź inne nasze wpisy
Planujesz wdrożyć u siebie niedługo strukturę i zatrudnić pierwszych managerów? Czujesz, że przydałoby Ci się wsparcie? Umów się na darmową konsultacje i sprawdź jak możemy Ci pomóc w tym procesie.