Jak pracować zdalnie i nie zwariować? Lista moich osobistych patentów
Moja przygoda z pracą zdalną zaczęła się w momencie ogłoszenia lockdown’u podczas 1 fali pandemii w Polsce. Pracowałam wtedy w software house i również on jak większość firm IT przeszła na całkowitą pracę zdalną. Przygodę z home office kontynuuje do dziś pomimo tego, że obecnie prowadzę własną firmę i zupełnie zmieniła się moja sytuacja życiowa. Benefity z pracy zdalnej jednak pozostały niezmiennie bardzo korzystne. Dla mnie są to przede wszystkim:
ogromna oszczędność czasu - brak dojazdów do biura i stania w korkach
pracuje w najbardziej komfortowym i dopasowanym do moich potrzeb biurze tj. w moim domu :) Tutaj mogę zorganizować wszystko tak jak chcę.
Minimalizacja rozpraszaczy, dzięki czemu moja praca jest zdecydowanie bardziej wydajna.
Spędzam więcej czasu z rodziną co jest dla mnie kluczowe.
Jakiś czas temu trafiłam na badania przeprowadzone przez No Fluff Jobs “Praca zdalna i hybrydowa”, które jasno pokazały, że branża IT nie ma zamiaru wracać do biura - pomimo tego, że wielu pracodawców właśnie tego by chciało ponieważ boryka się z trudnościami związanymi z zarządzaniem zespołami rozproszonymi lub nie potrafi utrzymać motywacji i zaangażowania wśród pracowników w formule zdalnej.
Dlatego dzisiaj pomyślałam, że podzielę się tym co sprawdza się u mnie w kontekście pracy zdalnej i organizacji siebie (i nie tylko siebie) właśnie wtedy kiedy pracujemy w domowym zaciszu i chcemy nie zwariować :) Być może niektóre z tych wskazówek okażą się przydatne dla Ciebie - może ty również próbujesz zorganizować się na home office lub próbujesz ułatwić to zadanie swoim pracownikom.
1. Złota zasada
Moja złota zasada pracy zdalnej brzmi - kiedy jest czas pracy - pracuje! Wiem, odkrywcze - ale czasem te banalne, najprostsze rozwiązania są tymi najbardziej skutecznymi. Kiedy zaczynałam swoją przygodę z home office oczywiście ta zasada nie istniała dlatego w międzyczasie ogarniałam dom, gotowałam obiad, potem siedziałam “po godzinach” nadganiając braki w pracy - bo stety/ niestety należę do tych osób, które podchodzą poważnie do zobowiązań i wykonywanej pracy - także praca musiała być zrobiona. Niestety kończyło się to tym, że czas aktywności zawodowej rozwlekał się niekiedy do późnych godzin wieczornych. Kiedy sytuacja “przygniotła” mnie i również członków mojej rodziny, szczególnie tych najmniejszych, którzy odczuwali ciągły brak mamy - bo ona była ciągle w pracy. W naszym domu zagościła “złota zasada”, która okazała się strzałem w dziesiątkę i została z nami do dziś.
I oczywiście nie będę tutaj mówić, że wszystko jest proste i łatwe, a trzymanie się tej zasady przychodzi zawsze łatwo - bo tak nie jest, szczególnie na początku kiedy próbujesz się przeorganizować (później już jest znacznie łatwiej, bo staje się to twoim nawykiem).
Co ja zrobiłam żeby sobie to ułatwić? Obserwowałam przede wszystkim co utrudnia mi utrzymanie tej zasady i starałam się aktywnie działać w celu wyeliminowania tych czynników. U mnie czynnikami odcinającymi mnie od pracy były:
obowiązki domowe, które czekają na ich wykonanie - nie zrobiona zmywarka, nieposkładane pranie, nie starte kurze itp. To trochę jak za nastolatka wszystko było lepsze, nawet sprzątanie od nauki. Tutaj może zadziałać podobny mechanizm. Ja osobiście mam taki “problem”, że potrzebuje uporządkowanej przestrzeni do tego by wydajnie pracować. Trochę na zasadzie poukładane rzeczy to i poukładane w głowie.
choroby dzieci - a wiadomo nie od dziś, że w wieku przedszkolnym nie jest to rzecz, która zdarza się raz na rok, a raczej jest to cykliczny maraton szczególnie w okresie jesienno zimowym (dzięki bogu, że mamy wiosnę i lato, które dają odrobinę wytchnienia biednym rodzicom). Do tego dołóżmy, że mamy 2 lub 3 dzieci no i mamy chorobowe perpetum mobile :)
Współpracownik w domu :P w postaci mojego męża, który również pracuje zdalnie.
Gotowanie posiłków - wiadomo jako “matka polka” postanowiłam gotować wszystkie posiłki od zera, co sprawiło, że ilość poświęcanego na to czasu i długość przerwy od pracy była znacząca.
To oczywiście tylko moja subiektywna lista elementów rozpraszających ale zachęcam Cię do zrobienia własnego “rachunku sumienia” i wypisania sobie wszystkich czynników, które odciągają Cię od pracy w pracy.
A jeżeli chcesz wiedzieć jak ja uporałam się z moimi rozpraszaczami, to czytaj dalej - poniżej znajdziesz odpowiedzi.
2. Wydzielenie przestrzeni
Postanowiłam, że jeżeli mam zacząć pracować tylko podczas pracy, to potrzebuje przestrzeni, która przeznaczę tylko na tą czynność. I od razu uprzedzę pytania, nie musisz mieć willi za miliony i osobnego gabinetu do pracy zawodowej, na moim starym (60 m2) mieszkaniu było to po prostu biurko, które ledwo ale jednak udało mi się wcisnąć do salonu :) Ustaliłam sama przed sobą, że kiedy siedzę za tym biurkiem to oznacza, że zajmuje się tylko pracą, kiedy od niego wstaje o godzinie np. 16:00 oznacza to koniec pracy i nie wracam tam, aż do kolejnego dnia w którym będę pracować.
I wiem, ten punkt może budzić trochę pytań i wątpliwości ale pamiętaj, dzisiaj pisze o tym co sprawdziło się w mojej sytuacji i co może stanowić świetną inspirację lub sprawdzić się również w Twoim przypadku ale oczywiście niekoniecznie musi. Bo jeżeli np. masz komputer stacjonarny i lubisz sobie pograć w weekend na nim w gry, to zasada nie zasiadania przy tym biurku do poniedziałku będzie dla Ciebie niewykonalna. Możesz natomiast ustalić sobie, że nie otwierasz niczego co jest związane z pracą jeżeli nie jest to Twój czas pracy.
U mnie ten patent świetnie sprawdza się do dziś i daje poczucie bardzo jasnej granicy tego kiedy pracuje i kiedy nie. Odzyskałam znowu moje popołudnia, a praca stała się efektywniejsza.
3. Poranek
Jednym z głównych benefitów pracy zdalnej jest brak dojazdów do biura i stania w korkach - możliwość wstania z łóżka i rozpoczęcia pracy w ciągu 5 minut od otworzenia oczu. I tutaj czaiła się właśnie kolejna ogromna pułapka w którą jak każdy laik pracy zdalnej wpadłam jak śliwka w kompot :)
Otwieram oczy, zakładam szlafrok, siadam do kompa z kubkiem kawy - tak wyglądały początki mojej pracy zdalnej. Szybko jednak okazało się, że ma to niezwykle negatywny impakt w moją efektywność, nastrój i ogólne samopoczucie. Dlatego plan był prosty - trzeba ustalić poranną rutynę, która będzie podobna do tej kiedy pracowałam w biurze. I teraz wygląda ona mniej więcej tak. Wstaje, trochę ruchu, prysznic, ogarniam się (i oczywiście nie szykuje się jak do biura - po domu na szczęście nie chodzę w pełnym makijażu i garsonce), jem pożywne śniadanie i wtedy mogę siadać do pracy. Moje ciało dostało sygnał, że zaczął się dzień i trzeba działać :) Wcześniej otrzymywał sygnał - szlafrok i kawa o poranku? To wygląda jak sobotni poranek - czas na relaks.
4. Planowanie
Planowanie jest bardzo ważnym elementem nie tylko pracy zdalnej ale pracy w ogóle i o ile swoją pracę w miarę dobrze planowałam od zawsze tak tutaj u mnie problem tkwił w braku planu właśnie na te wszystkie nie odłożone kubki, pranie, zmywarkę itp. o których pisałam wcześniej.
Zaczęłam planować popołudnia - to pomogło mi uspokoić moje natrętne myśli i chęć wstania i zrobienia czegoś w czasie pracy. Od teraz mój mózg wiedział, że pranie zostało zaplanowane na popołudnie i jak tylko skończę pracę to po prostu to zrobię.
5. Przerwy
Ten punkt mogłabym omówić powyżej podczas planowania ale chciałam go mocno podkreślić ponieważ w mojej przygodzie z pracą zdalną odegrał ogromną rolę i zmienił wiele na plus. Najprościej mówiąc zaczęłam traktować pracę w domu jak pracę w biurze i planowanie przerw stało się ważnym elementem tej całej układanki :) Tej zasady trzymam się do dziś, a przecież prowadzę własną firmę, nie mam szefa, który oczekuje ode mnie, że wyrobie tylko np. 30 minut przerwy w ciągu dnia mimo to sama od siebie wymagam żeby moje przerwy nie przekroczyły pewnej określonej ilości czasu. Aktualnie mam 2 przerwy w trakcie pracy jedną 15 minutową na II śniadanie i drugą 30 minutową na obiad i chwilę relaksu.
Wcześniej przerwy były chaotyczne i robione w dowolnym momencie. A wiadomo, że jak możesz wstać zawsze, to powodów znajdzie się milion - szklanka wody, toaleta, notes, długopis w innym pokoju, coś Ci się przypomniało i musisz to zrobić teraz - można tak wyliczać w nieskończoność.
Zasada planowania przerw wymusiła na mnie zaplanowanie szeregu innych czynności i to jest w tym najlepsze. Teraz zanim usiądę do biurka rano zawsze się zastanowię, czy mam już swoja kawę, szklankę wody, wszystkie potrzebne mi rzeczy do pracy typu notesy, długopisy, książki itp. bo planuje wstać od niego dopiero o 10:00.
Szukasz wiedzy z obszaru HR podanej w prosty i przystępny sposób? Zapisz się do Newslettera Twój HRBP i raz w tygodniu otrzymuj porcje wiedzy HR prosto na swojego maila.
6. Jedzenie
Organizacja jedzenia podczas pracy zdalnej potrafi namieszać w tzw. czasie pracy. U mnie miało to dość spory impakt. Było to spowodowane chęcią wdrożenia zdrowszej diety dla siebie i reszty rodziny. Skoro pracuje w domu, to naturalne wydawało mi się, że kończymy z zamawianiem jedzenia, dietami pudełkowymi itp. No i teraz tak, ja pozostałam przy swoim gotuje sama i jem zdrowiej ale nie szykuje jedzenia w trakcie pracy - ale o tym za chwilę. Natomiast to jest mój sposób i coś co jest dla mnie ważne. Myślę, że dla kogoś równie dobrze może sprawdzić się opcja diety pudełkowej, czy zamawiania obiadu np. na pyszne.pl. W moim odczuciu najważniejsze tutaj jest to, żeby po pierwsze jeść w trakcie pracy - jednak podładowanie baterii jest mega ważne, a po drugie żeby nie przygotowywać tych posiłków w trakcie pracy lub nie robić tego samodzielnie. W moim przypadku sprawdziło się szykowanie posiłków na dwa dni i robienie tego dzień wcześniej wieczorem. Dzięki temu mieszczę się w wyznaczonym przez siebie czasie na przerwę ponieważ muszę tylko podgrzać wcześniej przygotowane jedzonko i je zjeść.
7. Współpracownik
To jest bardzo ciekawy punkt :) Wiele osób, kiedy zaczęła się pandemia patrzyło na mnie z politowaniem, a potem z niedowierzaniem. Nasza sytuacja rodzinna wyglądała tak, że obydwoje z mężem zaczęliśmy pracować z domu. Mamy 2 dzieciaków - wtedy jedno było w przedszkolu, a drugie w szkole podstawowej. i w obu miejscach zarządzony został system nauczania zdalnego. Tak oto nasz dom zaczął funkcjonować jako 2 oddzielne firmy, przedszkole i szkoła podstawowa w jednym no i oczywiście jeszcze jako dom rodzinny :) Był to jeden z trudniejszych momentów do ogarnięcia w naszym życiu ale tutaj również udało się wypracować kilka ważnych zasad i reguł. W kontekście dzieci opowiem o tych zasadach w kolejnym punkcie zatytułowanym “Sytuacje kryzysowe”, ponieważ na ten moment mamy na szczęście możliwość posyłać dzieciaki już normalnie do szkoły i ich obecność podczas naszej pracy ogranicza się do sytuacji w których są chorzy i muszą zostać w domu.
Praca z mężem pod jednym dachem zarówno dla mnie i dla niego okazała się ciekawym doświadczeń, które jednak wymagało wprowadzenia kilku usprawnień aby mogło istnieć i funkcjonować efektywnie po dzień dzisiejszy i nie skończyć się czyimś kryzysem :P Nasza zasada w tym kontekście brzmi “W trakcie pracy rozmawiamy ze sobą tylko w lunch roomie” (Podczas pracy nasza kuchnia zyskała przydomek lunchroom’u :) Pozwala nam to zachować zdrowy balans i nie znudzić się własnym towarzystwem. Sytuacje są różne i możliwości adaptacji mieszkania pod “biuro” również. Jeżeli aktualnie podobnie jak ja masz współpracownika na pokładzie ale macie np. wspólne pomieszczenie pomyślcie o słuchawkach wygłuszających i trzymaniu się zasady, że nie rozmawiamy ze sobą nawet jeżeli jesteśmy w jednym pomieszczeniu. To nie jest czas na załatwianie spraw rodzinnych, to nie jest moment na planowanie popołudniowego wyjazdu do centrum handlowego (kiedyś wydawało mi się, że jest hehe) to wszystko możecie omówić sobie na przerwie albo po pracy :) U mnie się sprawdziło mam nadzieje, że i dla Ciebie ta z pozoru prosta zasada okaże się game changerem :)
8. Sytuacje kryzysowe
No i dotarliśmy do ostatniego bastionu na liście moich osobistych patentów na to jak pracować zdalnie i nie zwariować. Sytuacje kryzysowe - każdy musi sobie odpowiedzieć na to co u niego oznaczają sytuacje kryzysowe. Jako definicję możemy przyjąć sobie, że są to sytuacje nagłe, niezaplanowane, które utrudniają lub wręcz uniemożliwiają Ci wykonywanie Twojej pracy danego dnia. No i tutaj w moim przypadku są to najczęściej choroby moich dzieci lub moje własne. Ze mną jest prosto nauczyłam się, że praca z gorączką lub ponad siły nigdy nie jest dobrą opcją dlatego jeżeli taka sytuacja mnie spotyka odwołuje spotkania z danego dnia, informuje, że jestem chora i, że wrócę z najbliższym możliwym terminem. Wracam do obowiązków zawodowych tak szybko jak to jest możliwe, czyli wtedy kiedy moje ciało czuje się już na tyle dobrze, że mogę wykonywać efektywnie swoje obowiązki zawodowe bez uszczerbku na ich jakości. I nie zawsze oznacza to, że czekam tydzień czy dwa do pełnego powrotu do formy - czasem wystarczy 1-2 dni ale daje sobie ten czas bez wyrzutów sumienia.
Druga sytuacja to choroby dzieci i tutaj, myślę, że każdy kto posiada dzieci potwierdzi, że jest to dużo bardziej skomplikowana sprawa. Bo sprawienie, że 6-7 latek przez 8 godzin zajmie się sam sobą w momencie kiedy jest chory i doskwiera mu dużo różnych dolegliwości jest jak liczenie na cud :) Dlatego tutaj również musieliśmy stworzyć sobie zasady i w tym przypadku omówić je (dodam nie raz, a praktycznie muszę powtarzać je za każdym razem od nowa - ale warto) z dziećmi. Zasady są proste:
Kiedy mama pracuje - rzeczywiście musi pracować i nie wolno jej przeszkadzać.
Na czas Twojej choroby, będę robić sobie więcej przerw - przyjdę do Ciebie co godzinę - zapytać co słychać, przytulić Cię ale nie mogę zostać dłużej niż 5 minut.
Przydaje się też wcześniej zaplanowana lista aktywności, które dziecko może sobie wykonywać będąc w łóżku - książeczki, kolorowanki, zabawki itp. Można je zmieniać co godzinę kiedy przychodzisz do dziecka. No i oczywiście ostateczna tajna broń (wiem, że to niewychowawcze ale w sytuacjach kryzysowych liczy się skuteczność) zawsze można sięgnąć po włączenie ulubionej bajki dziecka.
Ten punkt od zawsze sprawia najwięcej trudności i nie zawsze udaje mi się wyjść z niego zwycięsko ale w miarę upływu czasu i kolejnych prób oraz dorastania dzieci idzie coraz lepiej.
Jeżeli miewasz podobne sytuacje, to wiedz, że poczucie frustracji, zniechęcenia i bezsilności w tych momentach jest czymś naturalnym i nie katuj się z tego powodu. Rób tyle ile dasz radę, staraj się to zaplanować i przemyśleć ale jeżeli czujesz, że jest tego za dużo może warto odpuścić i tak samo jak w przypadku własnej choroby po prostu wziąć 1-2 dni wolnego.
Podsumowując
Początki pracy zdalnej rzeczywiście nie były proste. Nie da się przenieść życia biurowego 1 do 1 do pracy w domu, trzeba wypracować inne rozwiązania, które sprawdzą się w nowym środowisku.
Myślę, że świat się zmienia i nigdy nie wrócimy już (przynajmniej w świecie IT) do pracy w 100% w biurze dlatego warto zadbać o to aby nauczyć się samemu organizować siebie efektywnie w tych warunkach jak i umieć pomagać naszym pracownikom w tej sytuacji.
Oczywiście wiem, że jest sporo badań, które pokazują negatywny wpływ pracy zdalnej na ludzi natomiast patrząc na to, że 95% osób w IT chce właśnie takiej formy pracy - czy jest sens wracać do czegoś co już było, tylko dlatego, że jest to nam znany i utarty schemat w którym potrafimy się odnaleźć, wiemy jak zarządzać ludźmi? Być może przyszedł czas na to by wypracować nowe metody, odpowiednie dla aktualnej sytuacji i potrzeb pracowników - oni z pewnością to wsparcie docenią :)
Jeżeli szukasz wsparcia w zakresie skutecznego budowania zaangażowania wśród pracowników oraz tworzenia procesów HR, które pomagają, a nie przeszkadzają - zapraszam na krótkie spotkanie.
Kliknij przycisk "Zarezerwuj teraz" i wybierz dogodny dla siebie termin na spotkanie online. Do zobaczenia! :)