4 mocne argumenty dla których warto zaplanować budżet działu HR

Nowy rok, nowe plany, marzenia, cele, projekty no i … nowe plany budżetowe :D Dla wszystkich tych, którzy jeszcze są przed planowaniem budżetu działu HR lub z jakiegoś powodu uznali, że jest to zbędny element i postanowili w ogóle nie zaplanować budżetu w tym dziale - przychodzę z dzisiejszym wpisem :)

Chcę Wam dzisiaj przedstawić 4 naprawdę mocne argumenty przemawiające za tym aby takowy budżet planować. Działanie to daje nam szereg różnych korzyści natomiast te konkretne 4 w moim odczuciu są kluczowe i ja w pracy ze swoimi klientami nie wyobrażam sobie pominięcia tego tematu.

Dodam też, że bez względu na to, czy traficie na ten artykuł teraz z początkiem roku, czy może gdzieś kiedyś w przyszłości i będziecie się zastanawiać - kiedy powinienem/nam usiąść do zaplanowania tego budżetu? Czy poczekać do końca roku? Od razu odpowiadam - Nie, na nic nie czekaj - nawet jeżeli jest środek roku możesz śmiało zaplanować swój budżet, a w moim odczuciu nawet powinieneś, po to aby czerpać z korzyści jakie daje posiadanie takiego planu.

1. Analiza danych

Kiedy co roku planujemy budżet naszego działu, gromadzimy dane :) A wiadomo, że dane to, to co “tygryski” lubią najbardziej :) Mając kompletne i rzetelne dane jesteśmy w stanie wyciągać wiele wniosków, podejmować bardziej trafne decyzje - właśnie dlatego, że będą one podejmowane w oparciu o fakty, a nie nasze “wydaje mi się”.

Kluczem do sukcesu analizy danych jest ich prawidłowe gromadzenie. Zachęcam zatem zawsze do tego aby skrupulatnie przemyśleć i zaplanować jakiego rodzaju dane będziemy gromadzić oraz skąd będziemy pobierać dane do nich.

Przy analizie danych nie mogłabym nie wspomnieć też o funkcjonalności i łatwości w obsłudze zgromadzonych przez nas danych. Zadbajmy o to by móc aktualizować, porównywać i analizować nasze dane w prosty i funkcjonalny dla nas sposób. Zadbajmy o centralizację danych - nie rozrzucajmy ich po dziesiątkach różnego rodzaju arkuszach w Excelach - stwórzmy jedno centrum gromadzenia danych - to zdecydowanie ułatwi nam pracę analityczną.

2. Optymalizacja kosztów

Kiedy mamy nasze dane zgromadzone i przeanalizowane jest to świetna okazja ku temu aby poszukać optymalizacji i usprawnień w obszarze finansów. Jest to świetny moment do tego aby sprawdzić czy aby na pewno wszystkie koszty np. związane z procesem rekrutacji są niezbędne? Być może korzystamy z 10 portali do publikacji ofert pracy ale tak naprawdę tylko 2 z nich są efektywne?

Właśnie takie elementy warto sprawdzać i optymalizować ale aby można było to zrobić trzeba gromadzić odpowiednie dane. Co znaczy odpowiednie? Odpowiednie to takie które umożliwią Wam obliczenie ROI danego kosztu. Potrzebujemy zatem - ciągnąc dalej przykład portali z ofertami pracy:

• koszt publikacji 1 ogłoszenia na danym portalu

• ilość pozyskanych CV

• ilość spotkań rekrutacyjnych

• ilość zatrudnionych osób

Takie dane przygotowujemy dla każdego portalu. Pozwolą nam one podjąć decyzję co do wyboru portali z którymi będziemy kontynuować współpracę w przyszłym roku. Bo czy dla przykładu jest sens kontynuować współpracę z portalem, który jest najdroższy, otrzymujemy z niego największą liczbę CV ale zatrudnienia (w skali roku) równe są zero osób? W moim odczuciu absolutnie nie ma to sensu i z pewnością rekomendowałabym zaprzestanie takiej współpracy. Być może dałoby nam to przestrzeń na zwiększenie budżetu na portalu w którym, być może liczba CV nie jest zbyt imponująca natomiast 50% z nich kończy się trafnym zatrudnieniem.

Myślę, że tego typu optymalizacje warto rozpatrzyć w każdym aspekcie związanym z kosztami w dziale HR (i nie tylko:)).

Szukasz wiedzy z obszaru HR podanej w prosty i przystępny sposób? Zapisz się do Newslettera Twój HRBP i raz w tygodniu otrzymuj porcje wiedzy HR prosto na swojego maila.

3. Świadomość kosztów które będzie trzeba ponieść

Jeżeli zaplanujesz budżet będziesz wiedzieć ile musisz wydać w danym okresie czasu. To z kolei pozwoli Ci zaplanować przychody jakie musisz wygenerować aby móc swobodnie pokryć te koszty. W kolejnym kroku natomiast będziesz mógł rozplanować konkretne działania np. sprzedażowe, czy marketingowe, które pozwolą osiągnąć ten cel. Tutaj oczywiście patrzę już nieco szerzej na temat, wychodząc trochę poza sam dział HR, a biorąc pod uwagę planowanie budżetu wszystkich działów w firmie. Natomiast oczywiście dział HR jest tego składową i jak pokazują badania koszty związane z działem HR są jednym z większych w firmie.

4. Lepsze przygotowanie na niezaplanowane sytuacje

Ostatnie kilka lat pokazało nam, że sytuacje trudne, wręcz kryzysowe mogą się pojawiać i powinniśmy być na nie gotowi. Firma, która posiada plany budżetowe, dane finansowe na kilka lat wstecz jest o jeden (jak nie kilka kroków) przed firmami, które traktują ten krok po macoszemu. Kiedy przyjdzie trudny moment na rynku, Ty będziesz doskonale wiedzieć jakie koszty są niezbędne i ile one wynoszą one w Twoim dziale, czy firmie i będziesz mógł planować wdrażanie działań zaradczych praktycznie od razu. W tym samym czasie firmy, które nie zadbały o ten aspekt będą dopiero gromadzić dane, liczyć i analizować.

W moim odczuciu planowanie budżetu działu HR jest bardzo istotnym punktem w działaniach firmy. Oczywiście ze swojej strony zachęcam do planowania i analizowania budżetów we wszystkich działach w organizacji ale z racji mojej specjalizacji najłatwiej było mi odnieść się do budżetu działu HR.

Każdy problem ma swoje rozwiązanie! Jeżeli aktualnie zmagasz się z jakimś wyzwaniem HR-owym, umów się na darmową konsultację i dowiedz się jak mogę pomóc Ci w rozwiązaniu Twojego problemu.

Wspieram działy HR swoich klientów, pomagam określać wąskie gardła w aktualnych procesach, rekomenduje skuteczne rozwiązania i pomagam wdrażać je w życie.

Tworze rozwiązania wspierające realizację Twoich celów strategicznych oraz miejsca w których po prostu chce się pracować.

Od zawsze stawiam na jakość, prostotę, ciągły rozwój i efektywność. Kliknij - zarezerwuj teraz - i porozmawiajmy :)